メールのルール

皆さんこんにちは。豊田周平です。取引先や会社内での連絡で使うメールですが、最近ではSMSやチャット系を使う事が多くなってきました。大手の会社さんはメールしか使えないところもまだまだありますが、今回はSMS・チャット系が普及してきたので、改めてメールのルールについてお話させてください。

チャット形式の便利な活用方法

既に利用している方も多いと思いますが、私が運営委員をやっているJPC関西（日本フォトニクス協議会関西支部）などで講演会の段取りなどのやり取りは、チャットワークを活用しています。他の委員の皆さんにも便利さを説明して活用してもらっていますが、徐々にメールとの違いを実感して活用できてきています。

特に「テーマ」毎に別チャットにできるのが便利で、メールでは多くの人が関わる内容だとそれぞれが返信・返信でとんでもなく長いメールになり、議論の趣旨やそれぞれの意見が分からなくなることがあります。

チャットだとテーマごとで分けられますし、メールでわざわざ言えない小さなことも気軽に発言できます。それにLINE、iMessageなどの普及で皆さんがチャット系のコミュニケーションに慣れてきたのもチャットワークが普通のメールよりも便利に感じる理由なのかもしれません。

改めてルールを確認

チャット形式でのメールが普及してきた今だからこそ思うのは、1つのメールに違う案件までまとめて送られて来るメールが意外と多いということです。

当社でもスタッフに注意していますが、トラブルの元になりかねないので、最低ルールとして守るべきです。

以前「提出期限が迫っているメールの返信まだもらっていませんが、確認してもらえましたか？」と連絡を受けて急いでスマホ・PCでそのメールを探しましたが、なかなか見つからず。で、やっと見つかったのが違う案件のメールに返信＆ファイル添付されていた…ということがありました。結構探すのに苦労しましたし、これでは見落とす可能性も高いのかと。

メールでは別の案件を送る時、新規で別に送るのが最低ルールだと思いますが、まだこれらのメールルールができてない人も大勢います。

これは推定ですが、メルアドの登録・整理が出来ていないから「豊田さんから来たメールに返信で」と特に何も考えずに送っているのかと。(それでもタイトルを変更して、過去のやりとりを消せば全く問題はないのですが…。)

受ける人のことを少しだけでも考えたらきっと分かると思いますが、メールでのルールを改めて確認することで、もっと質のいい効率的なコミュニケーションが取れるようになってくるはずです。